“Running a project without a Work Breakdown Structure is like going to a strange land without a road map.”
J. Phillips
Come una mappa per l’esploratore, la Work Breakdown Structure (WBS) rappresenta per il team di progetto la struttura di riferimento per visualizzare il lavoro da completare per conseguire gli obiettivi progettuali.
La WBS, infatti, consente di rappresentare l’intero ambito progettuale, suddividendolo gerarchicamente in blocchi sempre più piccoli. È convenzionalmente raffigurata come un albero rovesciato: il tronco identifica complessivamente il progetto, mentre i rami rappresentano progressivamente le componenti più piccole del progetto.
Questa struttura semplice consente di evidenziare un concetto fondamentale: la WBS non è una lista delle attività elementari del progetto, ma è orientata alla scomposizione dell’ambito in deliverable. “Nel contesto della WBS – precisa la PMBOK Guide -, il lavoro [di progetto] si riferisce ai prodotti o deliverable del lavoro risultanti dall’attività e non all’attività in sé“.
Le attività, infatti, possono essere individuate soltanto scomponendo ulteriormente le parti più elementari della WBS: i Work Package (WP).
I WP, localizzati nel livello più basso della struttura gerarchica, aggregano quelle parti del lavoro progettuale che possono essere assegnate ad un’unica funzione aziendale, unità organizzativa, centri di costo o simili.
Il processo di creazione della WBS
“Create WBS is the process of subdividing project deliverables and project work into smaller, more manageable components. It provides a structured vision of what has to be delivered. ”
(A Guide to the Project Management Body Of Knowledge – Sixth edition, ©2017 Project Management Institute, Inc.)
Per creare la WBS, il PMBOK identifica quattro input principali:
- il Project Management Plan e, in particolare, il Piano di gestione dell’ambito;
- documenti di progetti, come la Descrizione dell’ambito e la Documentazione dei requisiti;
- fattori ambientali aziendali;
- asset dei processi organizzativi.
Analizziamoli individualmente e vediamo come possono esserci d’aiuto.
| Input | Descrizione |
| Piano di Gestione dell’Ambito | Identifica come l’ambito del progetto sarà definito, sviluppato, monitorato, controllato e validato. Il piano, dunque, dovrebbe fornire le indicazioni per la creazione della WBS del progetto. |
| Descrizione dell’ambito | Descrive il prodotto, servizio o risultato del progetto, definendone i limiti e i criteri di approvazione. Creiamo la WBS attraverso la scomposizione di ciò che è inserito in questo documento. |
| Documentazione dei requisiti | Per creare la WBS dobbiamo considerare i requisiti aziendali, dei diversi stakeholder, i requisiti per il prodotto/la soluzione e per il progetto nel suo complesso. |
| Fattori ambientali aziendali | Nel settore del progetto, potrebbero esserci degli standard di WBS specifici. |
| Asset dei processi organizzativi | La nostra organizzazione potrebbe già avere criteri, procedure o modelli di WBS da considerare. Inoltre, potremmo attingere alle Lezioni apprese da progetti precedenti per anticipare un problema che si è già verificato nella suddivisione del lavoro o per integrare una buona pratica emersa in precedenza. |
Come strutturare la WBS
Non esiste un modello di WBS unico: è possibile strutturarlo, tra l’altro, per fasi di progetto, deliverable principali o aree di attività. L’importante è che l’ambito sia scomposto ad un livello che permetta una stima e una gestione accurate dei costi e dei tempi. Gli elementi di livello inferiore devono essere sufficienti per completare i risultati finali del livello superiore.
Una struttura essenziale può essere definita come segue:
- I livello – Titolo del progetto
- II livello – Principali deliverable (essenziali per raggiungere gli obiettivi del progetto)
- III livello – Work Packages (la scomposizione dei principali deliverable negli elementi necessari per completarli)
Esempio
Siamo i project manager della società XYZ per il progetto QWERTY. Il progetto risponde alla necessità di formare i dipendenti sull’utilizzo di un nuovo software gestionale. Ora, dobbiamo creare la WBS.
Vediamo, dunque, gli input:
- il Piano di gestione dell’ambito definisce che, per gestire il lavoro necessario per completare efficacemente questo progetto, l’ambito deve essere suddiviso in singoli WP di min. 4 e massimo 40 ore ciascuno;
2. nella Descrizione dell’ambito leggiamo che il progetto è finalizzato alla formazione dei dipendenti sul nuovo sistema di gestione e risponde all’esigenza dell’aziendale di gestire più efficacemente le sue facilities. I principali deliverable sono:
- una piattaforma di e-learning per erogare i corsi di formazione ai dipendenti su come utilizzare il nuovo software;
- un User Manual per facilitare la navigazione e l’utilizzo della piattaforma;
3. nella Documentazione dei requisiti è stabilito che il progetto dovrà fare ricorso solo a risorse interne e, dunque, sviluppatori interni dovrebbero essere responsabiliti per lo sviluppo della piatrtaforma;
4. immaginiamo che non ci sono standard di settore o modelli di WBS aziendali che possono o devono essere utilizzati come riferimento.
Una volta raccolte le informazioni, la nostra WBS potrebbe essere sostanzialmente definita come segue:
1. QWERTY
1.1 E-Learning Platform
1.1.1 Course Modules
1.1.2 Infrastructure
1.1.3 Tests
1.2 User Manual
1.2.1 Contents
1.2.2 Layout
1.2.3 Presentation
Italian 
English