Come definire l’ambito del progetto?

Tra le cause più comuni del fallimento della gestione di un progetto, vi è la mancanza di una chiara definizione dell’ambito progettuale. Come un faro per i naviganti, l’ambito ci guida verso la destinazione del progetto, ci indica ciò che il progetto intende creare e quale strada dobbiamo prendere per raggiungerne gli obiettivi. 

Cosa si intende per ambito?

L’ambito del progetto rappresenta tutto il lavoro, e solo quel lavoro, necessario per fornire il prodotto, il servizio o il risultato del progetto. 

Definire l’ambito significa fare chiarezza su obiettivi, deliverable, limiti e punto di arrivo del progetto. Significa, dunque, fornire al nostro progetto le fondamenta certe su cui edificare.

Come definire l’ambito del progetto?

Definire l’ambito è il processo di sviluppo di una descrizione dettagliata del progetto e del prodotto. Il principale vantaggio di questo processo consiste nella descrizione dei confini e dei criteri di accettazione del prodotto, servizio o risultato.

L’output del processo

Partiamo definendo qual è il nostro obiettivo nel processo: produrre la Descrizione dell’ambito, che traduce l’inglese Scope statement. 

Lo Scope Statement è un documento programmatico, contenente, appunto, una descrizione dettagliata di ciò che il progetto intende creare, dei deliverable e del lavoro necessario per produrli. 

Benché non esista un formato standard per la redazione, il documento comprende almeno i seguenti elementi:

• la descrizione del prodotto del progetto;
• la descrizione dei deliverable:
• i criteri di accettazione dei deliverable;
• le esclusioni dall’ambito;
• i vincoli del progetto.

Lo Scope Statement disciplinerà, dunque, cosa è e non è incluso nel progetto. Una risorsa importante per la pianificazione e l’esecuzione dell’intero progetto: 

• in fase di pianificazione, sarà l’input principale per la creazione della Work Breakdown Structure e per la definizione delle attività, dunque per la stima dei costi e dei tempi del progetto;
• in fase di esecuzione, sarà la guida per realizzare il lavoro progettuale all’interno di quei limiti e criteri che, se accuratamente definiti, consentiranno di generare il valore per il quale il progetto è stato avviato.

Gli input

La fonte principali per creare la descrizione dell’ambito è il Project Charter. Il Charter, infatti, descrive sommariamente il progetto, i suoi obiettivi e come questo contribuisce agli obiettivi strategici dell’organizzazione, le milestone principali e, soprattuto, i requisiti di alto livello. 

Naturalmente, rappresentano input per il processo anche il Piano di Gestione dell’Ambito, che identifica come l’ambito sarà definito, sviluppato, monitorato, controllato e validato, la documentazione dei requisiti del progetto, il registro dei rischi e degli assunti. 

Inoltre, possono influenzare e/o supportare la definizione dell’ambito:

• cultura dell’organizzazione, infrastruttura, amministrazione del personale e condizioni di mercato (Fattori ambientali aziendali);
• policy, procedure e modelli aziendali per la creazione della Descrizione dell’ambito, unitamente a lezioni apprese da progetti precedenti (Asset dei processi organizzativi).

tecniche e strumenti

Tra le tecniche e gli strumenti a cui possiamo ricorrere per definire l’ambito, identificati nella Guida al PMBOK: 

• il parere degli esperti, ossia consultare tecnici, stakeholder, associazioni tecniche e professionali, gruppi ed esperti di settore, per aiutarci ad identificare i requisiti necessari;
• l’analisi del prodotto, ossia la scomposizione e la conseguente analisi delle singole componenti del prodotto, l’analisi dei requisiti funzionali e del valore che il prodotto ha per il cliente e per i principali stakeholder, l’analisi e l’ingegneria dei sistemi.

Considerazioni per progetti Agile

Nell’ambito della gestione di progetti che seguono la metodologia Agile, l’ambito viene definito soltanto ad un più alto livello all’inizio del progetto e dettagliato progressivamente per ogni iterazione. A differenza dei progetti che seguono un approccio Waterfall, per i quali le modifiche all’ambito sono strettamente controllate, nei progetti Agile le variazioni sono attese e contemplate.